Excel / Wordファイルを読み取り専用で開く

読み取り専用で開くのは、誤って内容を変更したくないときか、ネットワーク上の共有ファイルを占有したくないときでしょう。

ファイルサーバーなどで共有しているファイルを開くと、そのファイルは他の人が同時に編集できないようにロックされます。これを「排他制御」といいます。

このトピックでは、OneDrive以外でのファイル共有について説明しています。MicrosoftはOneDriveでのファイル共有を推奨していますが、職場環境としてはまだまだ非対応のところも多いと思います。

Office ファイルの排他制御の働き

開こうとしているファイルをすでにほかの人が開いている場合、排他制御が働いて以下のダイアログボックスが表示されます。

内容を確認したいだけの場合は、[読み取り専用]をクリックして開けます。編集したい場合は、[通知]をクリックして相手がファイルを閉じるのを待つことになります。

あなたが先にファイルを開いていたら、誰かがファイルを閉じるのを待っているかもしれないということです。編集目的で開いているならやむをえませんが、確認目的の場合はあらかじめ「読み取り専用」で開いておくと無難です。読み取り専用ではファイルがロックされないので、他者を気にする必要はなくなります。

ほかの人の邪魔にならないようにファイルを複製してから開くといった対処もできますが、お勧めできません。亜種ファイルが増えて最新・正解がどれなのかわからなくなるので事故のもとです。

エクスプローラーから読み取り専用／保護ビューで開く

エクスプローラーで、Shiftキーを押しながら目的のファイルを右クリックする

Excelファイルの場合は、[保護ビュー]を選ぶ
Wordファイルの場合は、[保護ビュー]または[読み取り専用]を選ぶ
ファイルがロックされない状態で開きます。

Excelファイルの場合、[読み取り専用]を選んでも読み取り専用になりません（[開く]と同じになります）。必ず[保護ビュー]を選んでください。
古くからある不具合なのですが、いまだに改善されていないのです。

読み取り専用と保護ビュー
読み取り専用は、編集可能／上書き禁止です。必要箇所にマーカーをつけながら確認するといったことが可能です。
保護ビューは、編集禁止／上書き禁止です。内容を変えない操作（選択やコピー、メモの表示）は可能です。

Excelからコピーを開く

Excelで[保護ビュー]では使いにくい場合は、こちらの方法を試してみてください。読み取り専用と同等な状態でファイルを開けます。

エクスプローラーから目的のファイルを開き、いったん閉じる

Excelを起動し、[ホーム]の[最近使ったアイテム]で上記ファイルを右クリックし、[コピーを開く]を選ぶ

作業が済んだら、ファイルを保存しないで閉じる

コピーを開くでは、元ファイルと同内容のファイルを新規作成した状態になります。元ファイルはロックされません。
コピー側は編集できますが、保存しないで閉じるとファイルは作成されません。
保存しても上書きはされませんが、「元のファイル名1.xlsx」のような紛らわしい名前のファイルが同じ場所に作成されるので注意してください。