スタイルの一覧で、使わないスタイルが混ざっていたり順序がバラバラだったりして作業がしにくいことがあります。実際に使うスタイルだけを使いやすい順に並べる方法を説明します。
用語解説・基本情報
組み込みスタイル、推奨スタイル
Wordには、あらかじめ多数のスタイルが用意されています。これを組み込みスタイルといいます（ビルトインスタイルともいいます）。組み込みスタイルは、書式の設定を自由に変更できますが、削除することはできません。
スタイルの全種類を使うことはまずありません。スタイル一覧には必要なものだけを選んで表示できるようになっています。その表示対象を推奨スタイルといいます。
スタイルギャラリー、スタイルウィンドウ
スタイルの一覧には、スタイルギャラリーとスタイルウィンドウの2種類があります。どちらにも文書が持つすべてのスタイルが表示されているわけではありません。
スタイルギャラリーのボタンからスタイルウィンドウを表示できます
選択箇所に適用するスタイルをリストでクリックするという使い方は同じですが、リスト内容は個別に管理します。スタイルウィンドウは使用するスタイルの一覧、スタイルギャラリーはよく使うスタイル集といった使い方がお勧めです。スタイルウィンドウでは、スタイルの登録や各種設定も行えます。
スタイルギャラリーの表示を変更する
スタイルギャラリーからスタイルを外すには、スタイルギャラリーまたはスタイルウィンドウで目的のスタイルを右クリックして、[スタイルギャラリーから削除]をクリックします。
スタイルを追加するには、スタイルウィンドウで目的のスタイルを右クリックして、[スタイルギャラリーに追加]をクリックします。
スタイルウィンドウの表示を変更する
こちらが本題ですね。あちこちの設定の組み合わせになるので、少々ややこしいところです。
スタイルウィンドウ オプションの確認／設定
ウィンドウ下部の[オプション…]ボタンから、スタイルウィンドウ オプション ダイアログボックスを表示します。
[表示するスタイル]で「推奨されたスタイル」を選択します。以降の解説は、この表示状態を前提に進めます。
スタイルとして表示する書式の選択
書式の履歴をスタイルとして表示するかを指定します。詳しくは以下のトピックをご覧ください。
組み込みスタイル名の表示方法の選択
前のレベルが使用されている場合に次のレベルの見出しを表示する
例えば、「見出し 4」を使用した時点で「見出し 5」を表示するようにします。ただし、「見出し 5」の表示や使用が制限されている場合は表示されません。（制限については後述します）
別の名前が存在する場合は組み込みの名前を表示しない
例えば、「見出し1」の名前を「大見出し」に変更したとします。この設定がオフの場合は「見出し 1,大見出し」と併記されます。オンの場合は「大見出し」だけ表示されます。
スタイルの表示／非表示を変更する（推奨スタイルを設定する）
ウィンドウ下部の[スタイルの管理]ボタンから、スタイルの管理ダイアログボックスを表示して操作します。
「推奨スタイル」は[推奨]タブのリストで黒字で表示されます。
スタイルを選択して[表示][使用するまで表示しない][表示しない]をクリックすると、状態を変更できます。以下のように使い分けることをお勧めします。
ユーザーが操作するスタイル
「表示」にします。「推奨スタイル」となります。
文書に使用するがユーザー操作はしないスタイル
ヘッダー・フッターや目次などのスタイルです。「非表示」にします。
これにより、ヘッダー専用の書式を本文に設定してしまうような誤操作を避けられます。
使用しないスタイル、使用禁止のスタイル
「非表示」にします。または下記で説明する制限を設定します。
特定条件でのみ使用するスタイル
「使用するまで表示しない」にしておきます。
最初に使う際には、[表示するスタイル]を一時的に「すべてのスタイル」にして一覧から利用します。以降は「推奨されたスタイル」に戻しても一覧に表示されます。
スタイルの使用を制限する
スタイルの管理ダイアログボックスの[制限]タブで、特定のスタイルを使用禁止にできます。制限されたスタイルは「すべてのスタイル」にも表示されなくなります。
リストでスタイルを選択し、[制限]ボタンをクリックすると制限の対象になります。[許可]ボタンをクリックすると制限を解除できます。
[許可されたスタイルだけに書式を制限する]をオンにすると制限が有効になります。