外部参照のリンクとは、他のファイル内のデータをシートから呼び出して表示することです。参照元ファイルでリンクの更新をすると、参照先の最新の状態を反映できます。
参照先ファイルの場所や名前を変更しても、参照元での指定は自動変更されません。このリンク切れの状態でリンクの更新をすると、該当箇所がエラーになります。なお、リンクの更新は、ファイルを開いたときや印刷したときに自動で行われたりするので、更新の操作をしなければよい、ということにもできません。
ブックファイルを提供する際には、外部参照の有無や状態の確認しておきましょう。
外部参照リンクの有無や状態を一覧で確認する
外部参照箇所を一つずつ調べるのでなく、一覧で確認できる方法があります。入り口が分かりにくいので利用していない人も多いのではないかと思います。
[ファイル]をクリックし、[情報]→[ファイルへのリンクの編集]とクリックする
または、[データ]タブの[クエリと接続]の[リンクの編集]をクリックする
[リンクの編集]ダイアログボックスにブック内で使われている外部参照の一覧が表示されます。
なお、外部参照が一つもない場合は、このメニューが非表示またはクリックできません。
[リンクの編集]ダイアログボックスで、[状態の確認]ボタンをクリックする
リンクにエラーがないかチェックされ、結果がリストの「状態」欄に表示されます。
必要に応じて、続けて[リンクの編集]ダイアログボックスでリンクを操作します。
リンクを解除する
[リンクの解除]ボタンで、選択しているリンクを解除できます。外部参照の数式は、リンクを解除すると数式ではなく固定の値が入力された状態になります。
リンクの解除は次のような場合に使います。
ファイル単体で相手に提供したい
値の自動更新を無効化したい（「×月集計」のようなファイルを作る場合）
参照先で使われている数式を隠したい（内部処理の係数など）
リンクエラーを修正する ／ リンク元を変更する
[リンク元の変更] ボタンで、参照先ファイルを変更できます。参照先ファイルの名前や保存場所の変更によるエラーは、ここから修正できます。
