Excelには、作成者が情報を隠すことができる機能がいくつもあります。また、作成者の目に入らない隠れた情報もあります。例えば、社外に知られたくない利益率の計算式や未発表の情報。例えば、協力会社や担当者の実名…。
Excelファイルは社外に出ていく機会も多く、ばたばたしながらメール送信といった場面も珍しくありません。その一方で、知られては困る情報が潜んでる可能性があるのです。隠れ情報の有無チェックはわずかな手間でできるので、ぜひ実行しておきましょう。
隠れた情報を検査して一括削除する
[ファイル]メニュー→[情報]→[問題のチェック]、[ドキュメント検査]→[ブックの検査]と順にクリックする
表示されるダイアログボックスで[検査]をクリックする
検査が実行され、結果が表示されます。確認だけしたい場合は、ここで終了です。
検出された情報ごとに[すべて削除]をクリックしていく
オリジナルのファイルを開いている場合は、ここでいったん[名前を付けて保存]で別名保存しておくと安全です。
参照エラーとなったセルがないかなど、削除の影響で問題が生じていないかを確認する
隠れた情報の種類と確認方法
まとめて削除するのではなく、逐次確認していきたい場合のポイントを紹介します。
プロパティの確認
[ファイル]メニュー→[情報]をクリックします。念を入れるなら、下方の[プロパティをすべて表示]をクリックします。
非表示の行、列、シートを再表示
[ホーム]タブの[書式]ボタンをクリックし、[非表示/再表示]から[行の再表示]、[列の再表示]、[シートの再表示]をクリックします。非表示シートがない場合はメニューは表示されません。
メモの確認
[校閲]タブの[メモ]をクリックし、[メモの表示/非表示]クリックします。
メモはマウスで示したときだけ表示されるものなので、チェックが漏れがちです。
ヘッダー・フッターの確認
[ページレイアウト]タブの[印刷タイトル]をクリックします。
ヘッダー・フッターは印刷時だけ使われるので、印刷をしないと見落としやすい場所です。
セル書式による伏字
パスワードや個人情報で「＊＊＊＊＊」のような伏字があれば、書式を確認します。
Excelの書式機能では、実際の文字は変えずに表示だけを伏字にできます。つまり、書式設定次第で伏字は簡単に解除できるのです。
レアなケースだとは思いますが、知らずに展開してしまうと大問題になりかねないため、紹介しておきます。