Excelでは、画面ではうまく収まって見えていても、印刷するとおかしなことになることがあります。
印刷して利用することが想定されるファイルなら、一回はチェックしておきましょう。
紙に印刷しないで確認する方法
次の方法で確認すれば、紙やトナーを消費もせず、デスクトップで確認できます。
プレビュー画面で確認
ファイルメニューから印刷を実行すると、プレビューが表示されます。
ここで、設定に「ブック全体を印刷」を指定すると、下方のページ送りで各シートの印刷プレビューを確認できます。
PDFやXPSファイルで確認
プリンターに「Microsoft Print to PDF」または「 Microsoft XPS Document Writer」を選択して印刷します。印刷結果をファイルとして確認できます。
印刷前に3つのチェックポイント
印刷設定は適切か
重要なのは、印刷の向きと印刷範囲です。必要な情報が印刷範囲から外れたまま印刷されてしまうと、不備に気づくこともできません。
そして 用紙サイズ。「A4」か「A3」が一般的です。「Letter」などが設定されていて気づかずに印刷してしまうと、プリンターで「用紙がありません」のエラーになってしまいます。
問題があればプレビュー画面上または編集画面に戻ってページレイアウトタブで調整してください。
飛び地データが残っていないか
印刷範囲が設定されていない場合、実際の内容と遠く離れたところに不要な文字や書式設定があると、Excelはそこまでを印刷範囲とします。
このようなデータは、印刷するとページ番号だけが印刷された紙が量産されるという大迷惑ファイルになってしまうので要注意です。もし何もないのに同様の結果になる場合は、スペースや線・色なし図形が潜んでいたりします。
文章の端が欠けていないか
これが最も難敵です。編集画面では問題なく表示されていても、印刷すると欠けるのです。データの作りにもよるのですが、場合によっては「末尾の文字がちょっと欠ける」レベルでなく「何文字も欠けてしまい意味不明」になることもあります。例えば、住所の番地部分がまるごと欠損したり。
実はこれは、Microsoftのサイト でも解説されているとおり、Excelの「仕様」であり不具合ではありません。ちなみに、OpenOffice の Calc でも同様らしいのでExcel系ソフトの宿命といえるようです。
開く環境によっても微妙に変わってしまうので、微細な調整をしても仕方ありません。とはいえ、印刷の結果が内容の確認できないものにならないかといった程度のチェックや調整は行っておきましょう。