アウトラインと箇条書き・段落番号のポイント解説

箇条書き、段落番号とアウトラインについて解説します。

これらは、段落先頭に規則的な記号や連番を振るための便利な機能ですが、使いこなすにはなかなか複雑な構造になっているのが難点です。

[アウトライン]ボタンから表示されるメニュー

アウトライン関連の用語の整理

アウトライン関連には紛らわしい用語や誤解しやすい言い回しが多いため、整理しておきましょう。

リストとアウトラインの組み合わせ

[アウトライン]ボタンから表示されるメニューやギャラリーは、どれもリストとアウトラインの組み合わせです。UIではなぜか一方が省略されていて別物のように見えてしまうのも混乱の一因になっています。

リストは、段落の先頭に記号や連番を付与する「箇条書き」と「段落番号」の総称です。この「段落番号」は、番号自体ではなく行頭番号付きの段落を指します。
[箇条書き]ボタンや[段落番号]ボタンで段落に書式を適用すると、行頭に記号や数字が付与されると同時に「リスト段落」スタイルが適用されます（初期状態の場合）。

アウトラインは、段落の階層レベルに応じてインデントや行頭文字などの書式を変化させる機能です。
レベルは段落スタイルの種類またはインデントの深さによって決まります。1~9のレベルがあり、追加はできません。
アウトラインが適用された段落は同時に箇条書き段落にもなります。段落を選択すると、(行頭文字がなくても)[箇条書き]ボタンの表示が変わります。

段落や段落スタイルに設定するアウトラインは、上記のアウトラインとは別物です。こちらは、[段落]ダイアログボックスの[アウトラインレベル]で設定します。目次やナビゲーションウィンドウなどで見出しを並べる際の基準になります。

定義内容の保存形式の違い

アウトライン・リストの定義内容を保存には複数の形式があり、使い方が異なります。

定義内容を文書に保存する : 作業中の文書にあるリスト

[新しいアウトラインの定義]から定義した内容です。文書やテンプレートに保存され、作業中の文書にあるリストギャラリーに表示されます。保存後は内容の変更ができません（削除はできます）。

定義内容をスタイルとして文書に保存する : リストのスタイル

[新しいリストスタイルの定義]から定義した内容です。文書やテンプレートに保存され、リストのスタイルギャラリーに表示されます。名前を付けて管理や内容を変更できる点は、文字・段落スタイルと同様です。

定義内容をWordに保存する : リストライブラリ

Wordで用意された定義セットです。リストライブラリに表示されます。Word のどの文書でも共通に利用できますが、段落スタイル（文書によって異なる）との対応付けはできません。また、定義の削除や追加のカスタマイズはできますが、内容の変更はできません。追加するには、作業中の文書にあるリストを右クリックして[リストライブラリに保存]を実行します。

リストライブラリの保存先は特殊なDATファイルなので、カスタマイズしても他者との共有には向きません。積極的にカスタマイズするよりも使い道のないものを削除する程度が適当でしょう。

おすすめの使い方
3種ありますが、結局のところ「リストのスタイル」だけを使えばよいと思います。
[新しいアウトラインの定義]からの定義は、リストのスタイルと定義できる項目は同じですが、変更や管理に対応しにくいためです。
リストライブラリはそのまま使うものではなく、リストのスタイル作成時にひな形として利用するものと考えましょう。

現在のリストとは？
ギャラリーにはほかに「現在のリスト」があります。これは、「現在選択している段落に設定されているアウトライン・リスト」です。
選択段落によってはこの表示も変わるわけですが、この意味を理解しないと「勝手に定義が変わってしまった」と誤解してしまうのです。

アウトライン定義の操作ポイント解説

アウトラインの定義は、[アウトラインの修正]ダイアログボックスで行います。

[新しいリストスタイルの定義]ダイアログボックスからは、[書式]ボタンをクリックして[箇条書きと段落番号]で起動できます。
[新しいリストスタイルの定義]ダイアログボックスでは一部の定義しかできませんし使いやすいわけでもないので、こちらで操作することをお勧めします。

ポイント① [レベルと対応付ける見出しスタイル]

段落スタイルの種類に応じてリストのアウトラインレベルを切り替える場合に指定します。段落スタイルを指定しない場合は、インデントの深さが基準になります。

スタイルを指定する : 段落スタイルの種類でのレベル分け

見出しなどの段落スタイルを階層化して設計した文書向きです。アウトラインの適用範囲は文書全体になります。
該当スタイルの段落に定義に応じた書式が適用されます。段落スタイルを適用するとアウトラインの定義も適用されるようになります。

スタイルを指定しない : 段落のインデントでのレベル分け

段落スタイルを使わない簡易な文書向きです。アウトラインの適用範囲は選択している段落になります。
レベルを変更したい場合は、段落を選択して[インデントを減らす/増やす]ボタンをクリックします。アウトラインが適用された段落に対しては、[インデントを減らす/増やす]ボタンはレベルを上げる/ 下げる働きをします。

ポイント② インデントと字下げ

行頭文字および段落テキストのインデントと字下げについては、3つの項目で指定します。

① 行頭文字の開始位置 : [左インデントからの距離]の指定値です。

② 段落テキストの開始位置 : [タブ位置の追加] をチェックした場合はその指定値です。チェックしない場合は③と同じ値になります。

③ 折り返し行の開始位置 : [インデント位置]の指定値です。

[番号に続く空白の扱い]
②と③の位置をきちんと揃えたい場合は「タブ文字」を指定します。しかし、「1.2.3」のように各数値の桁数などで幅が変動するとタブの値と合わなくなったりします。そのような場合はきちんと揃えるのはあきらめて「スペース」を指定するほうが無難です。

補足 ListNumフィールドを利用する場合の注意

ListNumフィールドは特におすすめというわけでないので詳細は割愛しますが、注意点だけ紹介しておきます。[LISTNUM フィールドのリスト名]には、定義済みのリスト名は指定できません。ここで名前を指定するとその名前のリスト名が作成され、ListNumフィールドで定義できるようになる、という仕組みになっています。

リストのスタイルを削除するには

[アウトライン]ボタンから表示される「リストのスタイル」を右クリックしても[削除]コマンドはありません。リストのスタイルの削除は、[スタイルの管理]ダイアログボックスで行います。

スタイルウィンドウ下部の[スタイルの管理]ボタンをクリックする
[スタイルの管理]ダイアログボックスが表示されます。

[編集]タブで削除するスタイルを選択して、[削除]ボタンをクリックする
リストのスタイルが削除されます。

[スタイルの管理]ダイアログボックスでは、文字・段落スタイルやテーブルスタイルも扱えます。また、削除だけでなく定義内容の変更もできます。