マクロ不要! Excelから定型メールを作成する

宛先や内容が定型的なメールを定期的に送信するような業務に使える技です。マクロは使わず、Excelの関数だけでこれが実現できます。

宛先や内容をExcelに登録しておき、ワンクリックでそれらが設定済みのメールを作成できます。送信前に内容確認したり、一部を書き換えたりもできます。

定期報告などの定型メールは、簡単な内容のわりに作成は面倒なものです。再利用可能なフォーマット化することで、既定の見出しや順序などを間違えたり抜けてしまったりといったミスをなくせます。

Excelのフォーマット

次のように、宛先や内容をシートに入力します。

作成するメールの情報を入力します

TO、CC
宛先のメールアドレスを入力します。
複数の場合は「;（セミコロン）」で区切ります。CCが不要な場合は空欄でOKです。

件名
メールの件名に設定するテキストを入力します。

本文
メール本文を入力します。
改行を入れたい箇所には「%0A」を入力します。なお、Alt + Enterで改行を入れても構いませんがメールには反映されません。

「メール作成」欄に、次のようにHYPERLINK関数を入力します。

=HYPERLINK("mailto:"&B2&"?cc="&B3&"&subject="&B4&"&body="&B5&"","メールを作成する")

関数内を見やすく区切ると以下の構造です。

"mailto:"    &  宛先TOのセル & 
"?cc="       &  宛先CCのセル & 
"&subject="  &  件名のセル   & 
"&body="     &  本文のセル   & "",
"リンクテキスト"

これで仕込みは完了です!

HYPERLINK関数をセットした「メールを作成する」をクリックする
標準のメールソフトが起動します。同時に、各情報が入力された状態でメールが新規作成されます。

入力された情報を必要に応じて変更し、[送信]ボタンをクリックする

リンククリックで入力済みメールが作成される

HYPERLINK関数については、こちらもご参考にどうぞ。